Om oss


Den bästa personalen

Xterna bildades 2016 med ambitionen att vara  det bästa och enklaste bemannings och rekryteringsalternativet som levererar utbildad, kompetent personal. Vi är baserade i Luleå, Stockholm och har utbildningscenter runt om i Sverige. På så sätt kan vi med kort varsel snabbt förmedla en mobil, kompetent, arbetsstyrka för både tillfälliga och längre lösningar.

Mångfald

Ett strategiskt fokus på mångfald är avgörande för långsiktiga framgångar, det är bra företagande. Mångfald betyder att våra konsulter bidrar med en mängd olika erfarenheter, bakgrunder och arbetsmetoder. Tack vare det kan vi erbjuda våra kunder de mest kreativa och effektiva lösningarna, och dessutom knyta de mest talangfulla människorna till oss. Vi hyllar mångfald.

CSR

Vi har en strategi där vi vill ta ett samhällsansvar genom att stödja barnaktivitet och idrott, genom både aktiviteter och ekonomiskt bistånd, utöver det arbete vi gör med mångfald och integration. 

 

Att arbeta hos oss

Vi har en bakgrund från säkerhetsutbildningsbranschen och har låtit säkerhetstänket genomsyra hela vår verksamhet. Det gäller så väl kollektivavtal, försäkringar, utbildningar som arbetsplatsen du jobbar på och arbetsverktygen som sätts i din hand.  Vi tror att genom att  ge dig en trygg grund att stå på med bra förebyggande arbete både hos oss och kunden så får du bästa möjligheten att utföra ett bra arbete.

Hos oss har du möjligheten till ett flexibelt givande arbete med goda framtidsutsikter. Vi eftersträvar kunder som har ett långsiktigt anställningsbehov och vårt mål är att våra konsulters arbete alltid ska leda till fast anställning hos våra kundföretag.

Våra tjänster

  • Direkt-Rekrytering
    Xterna tar hand om hela rekryteringsprocessen från start till mål
  • Del-Rekrytering
    Xterna tar hand om delar av rekryteringsprocessen så som gallring, intervjuer, referenstagningar, annonsering eller  administration.
  • Hyr-Rekrytering
    Hyr först  och anställ sen om du känner dig nöjd med kandidaten
  • Bemanning
    Flexibla kundanpassade personallösningar för att täcka upp vid t.ex. projekt, frånvaro och arbetstoppar.
  • Utbildning
    Säkerhetsutbildningar för företag /arbetsplatser .

Rekryteringsprocessen

1. Kravprofil

Xterna och kunden kartlägger och tar gemensamt fram den profil som önskas med kompetens, erfarenhet och bakgrund. Vi diskuterar villkor för anställning och information om tjänsten, annonseringsalternativ och eventuella tilläggstjänster. Vi lägger även fram en tidsplan för rekryteringen.

2. Insamling av kandidater
Vi matchar kravsprofilen mot de kandidater som finns internt i våra databaser och i externa kandidatpooler hos samarbetsföretag samt annonserar på sociala nätverk, utvalda hemsidor, och eventuellt papperstidningar.

3. Gallring/Urval
Vi väljer ut och intervjuar de kandidater som bäst matchar kravprofilen som Xterna och kunden tagit fram.

4. Kandidat presentation

Vi presenterar de aktuella kandidaterna med en sammanfattning av kompetenser,erfarenheter,kandidatens egen beskrivning av sig själv, referenstagningar från tidigare arbetsgivare,kollegor,rekryterarens kommentarer och uppfattning om kandidaten för kunden.

5. Slutintervju
Kundföretaget får chansen att antingen själv eller tillsammans med vår rekryterare träffa kandidaten och genomföra ytterligare en intervju innan de bestämmer sig. 

 

Karriär

Utbildningar

Kompetens

Våra Företagspolicys

Vi har valt att göra våra policydokument öppna för att alla inom verksamheten lätt ska komma åt informationen oavsett arbetsplats eller tid på dygnet  och på så sätt förebygga farliga situationer  i ovetskap.

 

Arbetsmiljöpolicy  

Xterna ansvarar gemensamt med kundföretaget för arbetsmiljön ska vara sådan att alla känner sig behövda, trygga och omhändertagna. Vi ska ha högt i tak, rak kommunikation där alla vågar prata. Vi är öppna och lyhörda för varandras behov och önskningar. Vi värnar om att upprätthålla arbetsglädjen och kamratskap. Vår ambition är att företaget långsiktigt så väl som kortsiktigt ska se till att alla konsulter känner sig sedd på arbetsplatsen. Arbetsgivare och arbetstagare ska samverka för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Upplever du att någon bryter mot denna policy är det viktigt att du hjälper oss uppmärksamma detta, genom att prata med  konsultchef eller närmsta ansvarig på plats.  

 Alkohol- och drogpolicy  

Vi har nolltolerans för alkohol och droger på arbetsplatsen. konsulter som är påverkad av alkohol eller andra droger på arbetsplatsen blir omedelbart avstängda från sina arbetsuppgifter. Den som märker att en medarbetare är påverkad tar kontakt med konsultchef eller närmaste ansvarig hos kundföretaget. Det är sedan konsultchefens tillsammans med kundföretagets representant ansvar att den påverkade tas om hand. Som arbetsgivare är man alltid skyldig att hjälpa anställda med problem att få tillgång till lämplig hjälp, med målsättningen att de ska kunna återgå till sina arbetsuppgifter.  

Diskrimineringspolicy  

Företaget ser allvarligt på diskriminering och trakasserier av alla slag. På den goda arbetsplatsen – där alla har lika rätt och värde – frigörs energi och kamratskap vilket ger ett gott resultat. Bolagets arbete mot diskriminering i arbetslivet grundar sig på FN:s deklaration om mänskliga rättigheter och den svenska diskrimineringslagstiftningen. Vi skall ha en arbetsplats helt fri från trakasserier utifrån kön, funktionshinder, sexuell läggning, religion eller etnisk härkomst och alla andra former av kränkningar. Upplever du att någon bryter mot denna policy är det viktigt att du hjälper oss uppmärksamma detta, genom att prata med konsultchef eller närmaste ansvarig på arbetsplatsen. 

Trafiksäkerhetspolicy  

Följ trafikreglerna i alla lägen. Alla som kör bil i arbetet måste kunna garantera körkort för aktuellt fordon. Kör försiktigt. Undvik att köra om du känner dig trött. Arbetet ska  planeras så att  konsulten  inte behöver köra under stress. Respektera företagets regler så att alla får nödvändig vila. Detta gäller också för körning inom arbetet, dvs. upphämtningar/avlämningar av kollega, arbetskläder, eller annat ska ske på arbetstid och ska inte inkräkta på vilotiden. Vid förändrade körsträckor ska konsulten ges mer tid att komma fram för att minska stress nivån under körning. Skulle situationer uppstå där ni ser att planeringen riskerar bryta mot detta, vänligen meddela arbetsledningen hos kundföretaget samt konsultchef om detta i så god tid som möjligt, så vi kan lösa det på bästa möjliga sätt. 

Arbetspolicy- vid arbete hos kund 

Före arbete hos varje individuellt kundföretag ska konsulterna informeras om eventuella säkerhetsrisker och särskilda säkerhetsrutiner och vem som ansvarar för arbetsmiljöarbetet hos kundföretaget. Konsulterna ska få tillgång till kundföretagets olika policydokument. Kundföretagets policy skall följas om inte detta direkt strider med Xternas egna policys. Om konsult upptäcker avvikelser i kundföretagets arbetsmiljö eller policy skall detta omgående rapporteras till  konsultchef eller annan företrädare. Om kundföretag inte följer anvisningar eller påvisade fel skall konsulterna omedelbart tas från aktuella arbetsplatsen till dess att kundföretag kan påvisa att åtgärder skett. Om konsult blir beodrad att arbeta med annan arbetsuppgift än tidigare anvisad på kundföretaget skall detta omgående meddelas konsultchef det samma gäller vid  beordrad övertid eller  annan avvikelse i schemat. Konsult skall aldrig genomföra arbete som den inte känner sig bekväm eller har rätt kompetenser för om detta innebär risk för kropp och hälsa. Konsulter skall erbjudas säkerhetsutbildning hänförlig  till arbetsmoment den skall genomföra. 

Upplever du att någon bryter mot denna policy är det viktigt att du hjälper oss uppmärksamma detta, genom att prata med konsultchef eller närmaste ansvarig på arbetsplatsen. 

 

Olycksfallspolicy 

1.Skaderapportering   

Skaderapportering   är en viktig källa för att öka kunskapen om förebyggande åtgärder. Vid olyckor eller situationer som utgör risk för att olycka skall ske på arbete inom företaget eller hos kunder ska en skadeanmälan/tillbudsrapport alltid göras. Blanketen Fås av konsultchef eller närmsta ansvarig på arbetsplatsen samt finns utskriven hos samtliga kunder. Blanketten fylls i av den som varit med om  eller som varit observant i situationen och lämnas till närmsta ansvarig på arbetsplatsen alternativt konsultchef som i sin tur meddelar arbetsledning. Det är arbetsgivarens ansvar att alltid göra en anmälan till arbetsmiljöverket och försäkringskassan.  

2.Utredning  

Utredningen är en viktig del och det är Arbetsgivaren, arbetstagaren samt kundföretaget tillsammans som ansvarar för att denna görs så grundligt som möjligt. Alla synpunkter är viktiga och därför bör prata så öppet som möjligt. Om möjlighet finns skall även skada och platsen för incidenten foto dokumenteras. 

3.Åtgärder 

Efter utredning om själva olyckan gjorts skall även en utredning av åtgärder göras av Arbetsgivaren, arbetstagaren samt kundföretaget för att förebygga att olyckan sker igen. Stora som små åtgärder allt är viktigt att det tas upp. 

Konsultchefen eller annan ansvarig skriver sedan ner utredningen och åtgärdspaketet på papper varpå anställd eller representant för anställd samt ansvarig på  kundföretag får varsitt exemplar 

 4.Uppföljning

Det är arbetsgivarens ansvar att tillsammans med kundföretaget verkställa åtgärdspaketet men även att  följa upp  de olika åtgärderna  löpande. 

 

5.Första hjälpen 

Första hjälpen väskor som är utrustade med det material som kan behövas vid arbetsskador och olyckor finns på samtliga skall finnas på samtliga kundföretag och arbetsplatser. 

Fråga alltid ansvarig på plats eller ansvarig representant hos företaget  om vart  förstahjälpen väskan står när du beträder en ny arbetsplats. 

 

Information till anhöriga 

Den som ska informera närmsta anhöriga om någon allvarlig olycka skulle inträffa är ansvarig är konsultchefen. konsultchefen ska sedan sammankalla företagsledning internt och hos kundföretag för att diskutera det inträffade för att om möjligt kunna förhindra att något liknande inträffar igen. Efter mötet kontaktas den som har blivit skadad eller anhörig för att informera om eventuell åtgärd. 

 

Brandsäkerhetspolicy:  

Då många personer vistas på arbetsplatserna hos kundföretagen anser vi att det är viktigt att säkerhetsställa brandsäkerheten. Nedanstående punkter är sådant som bör kännas till angående åtgärder som gjorts för att förbättra säkerheten.  

1.Alla arbetsplatser hos kundföretagen ska vara utrustade  med brandvarnare 

2.Brandsläckare finns utplacerade på alla arbetsplatser. dessa ska även vara  väl skyltade.  

3.I lokalerna ska det finnas tydliga skyltar som visar utrymningsvägar vid en eventuell eldsvåda. 

4.För att öka säkerheten ser vi till att anställda genomgår kundföretagets interna brandsäkerhetsrutiner samt har relevant kunskap inom brandsäkerhet och samtliga personer som arbetar med risk för brand hos kundföretagen utbildas i Heta Arbeten. För att säkerhetsställa att brandsäkerheten upprätthålls går vi igenom ovanstående punkter en gång om året och ser till att åtgärder sker om något skulle brista. 

 

GDPR- integritetspolicy 

  1. Inledning och syfte

Denna integritetspolicy beskriver hur Xterna Bemanning & Utbildning AB samlar in, använder och lagrar Dina personuppgifter.  

Syftet med policyn är att säkerställa att Xterna Bemanning & Utbildning AB hanterar personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.  

Denna policy är tillämplig för Xterna Bemanning & Utbildning AB styrelseledamöter, medarbetare samt uppdragstagare som berörs av Xterna Bemanning & Utbildning AB. 

  1. Vad är en personuppgift?  

En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Exempel på personuppgifter är: personnummer, namn, adresser, telefonnummer och e-mailadresser eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens identitet.   

En identifierad eller identifierbar fysisk person vars personuppgifter behandlas benämns ”registrerad”.  

 

  1. Vad är personuppgiftsbehandling?

Alla former av åtgärder med personuppgifter är personuppgiftsbehandling. Exempel på personuppgiftsbehandling är: insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning, läsning, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering, radering eller förstöring.  

Varje personuppgiftsbehandling ska ske enligt följande principer:  

  • Laglighet 
  • Ändamålsbegränsning  
  • Uppgiftsminimering  
  • Korrekthet   
  • Lagringsminimering  
  • Integritet och konfidentialitet 
  1. Personuppgiftsansvarig  

Xterna Bemanning & Utbildning AB är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som lämnas till Xterna Bemanning & Utbildning AB och ansvarar för att behandlingen av personuppgifterna sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.  

  1. Xterna Bemanning & Utbildning AB personuppgiftsbehandling  

Xterna Bemanning & Utbildning AB har alltid en laglig grund för behandling av personuppgifter. Oftast är det nödvändigt för att fullgöra avtal men det kan även ske efter samtycke, om det krävs för att tillvarata rättsliga anspråk eller på grund av lagkrav. Xterna Bemanning & Utbildning AB kan även behandla personuppgifter om det finns ett berättigat intresse. Det berättigade intresset väger då tyngre än den registrerades intresse av att Xterna Bemanning & Utbildning AB inte behandlar dennes personuppgifter. 

5.1 Anställningsförhållanden  

För att sköta administreringen och utbetalning av löner och kontakt med anställda måste Xterna Bemanning & Utbildning AB behandla anställdas personuppgifter.  

Personuppgifter  

Namn, e-postadress, telefonnummer, eventuella anhöriga, kontouppgifter, lönespecifikationer, uppgifter om frånvaro, arbetsgivarintyg.  

Laglig grund  

Behandlingen är nödvändig för att kunna uppfylla anställningsavtal och att administrera samt utbetala lön.  

Xterna Bemanning & Utbildning AB har som arbetsgivare en rättslig förpliktelse att tillhandahålla Skatteverket med anställdas kontrolluppgifter.  

Personuppgifterna sparas så länge det finns ett förhållande med den registrerade och en tid därefter så länge det finns laglig grund.  

 

Uppgifternas ursprung  

Uppgifterna kommer från den registrerade själv och lämnas till oss vid avtals ingående eller under avtalsförhållandet. Lönespecifikationer genereras i Xterna Bemanning & Utbildning AB lönesystem och arbetsgivarintyg skapas av HR-avdelningen. 

5.2 Leverantörer och kunder  

Xterna Bemanning & Utbildning AB köper tjänster av leverantörer och levererar tjänster till kunder. Detta medför ett behov av att behandla leverantörernas och kundernas personuppgifter för att kunna göra utbetalningar och för att kontakta leverantörer så att samarbetet mellan Xterna Bemanning & Utbildning AB och leverantörer/kunder ska löpa effektivt och smidigt. De personuppgifter som behandlas i förhållande till leverantörer/kunder är namn och kontaktuppgifter och för leverantörer/kunder som är fysiska personer även personnummer och betalningsinformation. Behandlingen är nödvändig för att Xterna Bemanning & Utbildning AB ska kunna fullgöra sina leverantörs/kundavtal. Personuppgifterna sparas så länge det finns ett förhållande med den registrerade och en tid därefter så länge det finns laglig grund.   

  1. Personuppgiftsbiträde 

Ett personuppgiftsbiträde är någon som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning.  

Xterna Bemanning & Utbildning AB använder i sin verksamhet olika konsulter.   

I de fall Xterna Bemanning & Utbildning AB anlitar ett personuppgiftsbiträde måste Xterna Bemanning & Utbildning AB ingå ett skriftligt avtal med personuppgiftsbiträdet. I avtalet ska det särskilt föreskrivas att personuppgiftsbiträdet bara får behandla personuppgifterna i enlighet med instruktionerna från Xterna Bemanning & Utbildning AB och att biträdet måste vidta de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda uppgifterna.   

Xterna Bemanning & Utbildning AB kan enbart överlåta den faktiska behandlingen av personuppgifter till personuppgiftsbiträdet. Personuppgiftsansvaret kan aldrig överlåtas.  

  1. Vem lämnar Xterna Bemanning & Utbildning AB ut personuppgifter till? 

Xterna Bemanning & Utbildning AB lämnar endast ut personuppgifter  till personuppgiftsbiträden,  för att förhindra skräppost eller bedrägeriförsök, ( om skyldighet till utlämnande följer av lag, om det behövs för att förhindra eller stoppa en överbelastningsattack eller liknande på Xterna Bemanning & Utbildning AB:s IT-system.  

Xterna Bemanning & Utbildning AB kommer inte sälja Dina personuppgifter till tredje part.  

Xterna Bemanning & Utbildning AB kommer inte överföra Dina personuppgifter till land utanför EU/EES. 

 

     8.E-post och ostrukturerade data

Xterna Bemanning & Utbildning AB har en särskild IT-policy bland annat för behandling av personuppgifter i e-post och annan ostrukturerade data. För att Xterna Bemanning & Utbildning AB ska kunna hantera e-post krävs en rättslig grund. Denna kan bestå i en pågående avtalsrelation eller i förhandlingar om ett avtal. Den kan också, efter en intresseavvägning, bestå i ett berättigat intresse för Xterna Bemanning & Utbildning AB att hantera personuppgifter i e-posten eller att avsändaren uttryckligen samtyckt till att Xterna Bemanning & Utbildning AB hanterar personuppgifter i e-posten. 

  1. Ändring av integritetspolicyn 

Xterna Bemanning & Utbildning AB har rätt att när som helst ändra integritetspolicyn. Xterna Bemanning & Utbildning AB kommer att revidera integritetspolicyn på en årlig basis.  

  1. Rättigheter 

Xterna Bemanning & Utbildning AB ansvarar för att personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.  

Xterna Bemanning & Utbildning AB kommer på begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.  

Varje person som Xterna Bemanning & Utbildning AB har registrerat personuppgifter om har rätt att begära: 

Tillgång till sina personuppgifter 

Detta innebär att en rätt för varje registrerad att begära ett registerutdrag över den behandling som Xterna Bemanning & Utbildning AB genomför avseende personuppgifter. Vidare en rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Varje registrerad har rätt att en gång per kalenderår, genom en skriftligt undertecknad ansökan, kostnadsfritt erhålla ett registerutdrag om vilka personuppgifter som finns registrerade, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare uppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut. Det föreligger även en rätt att i registerutdraget få information om var uppgifterna har hämtats ifrån om personuppgifterna inte har samlats in från den registrerade samt den förutsedda period under vilken uppgifterna kommer att lagras eller hur denna period fastställs. Varje registrerad har vidare rätt att i registerutdraget få information om sina övriga rättigheter enligt denna punkt. 

Rättelse av personuppgifter  

Xterna Bemanning & Utbildning AB kommer på begäran att så snabbt som möjligt rätta de felaktiga eller ofullständiga personuppgifter vi behandlar. 

Radering av sina personuppgifter 

Varje registrerad har rätt att begära att personuppgifter tas bort om de inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in för. Det kan dock finnas lagkrav som hindrar Xterna Bemanning & Utbildning AB från att radera personuppgifter, exempelvis i bokförings- och skattelagstiftning. Xterna Bemanning & Utbildning AB kommer då att avsluta all annan behandling av personuppgifter. 

 

Begränsning av behandling 

Detta innebär att personuppgifter markeras så att de endast får behandlas för vissa avgränsade ändamål. En registrerad kan bland annat begära begränsning om den registrerade anser att de uppgifter Xterna Bemanning & Utbildning AB behandlar om den registrerade är felaktiga och rättelse har begärts enligt ovan. Under tiden uppgifternas korrekthet utreds kommer behandlingen av dem att begränsas.   

Xterna Bemanning & Utbildning AB kommer att underrätta varje mottagare till vilken uppgifterna har lämnats enligt punkt 7 ovan om eventuella rättelser, radering av och begränsning av personuppgifter. 

Varje registrerad har rätt till dataportabilitet. Detta innebär en rätt att under vissa förutsättningar få ut och överföra registrerades personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig. 

Varje registrerad har rätt att inge eventuella klagomål angående behandlingen av sina personuppgifter till Datainspektionen.  

  1. Hantering vid säkerhetsincidenter 

Exempel på säkerhetsincidenter är obehörig åtkomst eller annan otillåten påverkan avseende personuppgifterna stöld, förlust, bortglömd dator, tappad dator och tappat USB minne.  

Säkerhetsincidenter som berör personuppgifter som behandlas av Xterna Bemanning & Utbildning AB ska utan dröjsmål rapporteras i enlighet med kontaktinformationen nedan. Efter risk- och konsekvensanalys ska nödvändiga åtgärder för att minimera negativa effekter av incidenten vidtas. Vidare ska det göras en bedömning av om säkerhetsincidenten ska rapporteras till Datainspektionen vilket i så fall ska ske inom 72 timmar.   

  1. Kontaktinformation 

Vid frågor om Xterna Bemanning & Utbildning AB:s integritetspolicy eller behandling av Dina personuppgifter eller om Du vill begära ett registerutdrag är Du välkommen att kontakta personuppgiftsansvarig Sebastian Andersson hos Xterna Bemanning & Utbildning AB. E-mail: info(a)Xterna.se 

 

Alla våra policys uppdateras löpande årligen (senast uppdaterad 2020-07-25)